Geschäftslager
Aktenarchivierung
Akten und Dokumente revisionssicher extern lagern
Akten und Dokumente revisionssicher extern lagern: Ein Leitfaden
Jedes Unternehmen kennt die Herausforderung: Wohin mit den Aktenbergen, die gesetzliche Aufbewahrungsfristen erfüllen müssen? Die externe, revisionssichere Lagerung bietet nicht nur eine platzsparende, sondern auch eine rechtssichere und kosteneffiziente Lösung.
Das Thema kurz und kompakt
Die externe, revisionssichere Lagerung von Akten ist gesetzlich durch GoBD, HGB und AO geregelt und schützt Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen.
Durch die Auslagerung von Dokumenten können Unternehmen ihre Archivierungskosten um bis zu 30 % senken und wertvolle Büroflächen freimachen.
Ein professioneller Anbieter gewährleistet durch zertifizierte Prozesse (z. B. nach DIN ISO 11799) und hohe Sicherheitsstandards den Schutz und die ständige Verfügbarkeit der Dokumente.
Unternehmen in Deutschland müssen eine Vielzahl von Dokumenten über Jahre hinweg aufbewahren, oft bis zu 10 Jahre gemäß HGB und AO. Die interne Lagerung dieser Akten bindet nicht nur teure Büroflächen, sondern birgt auch Risiken bei Sicherheit und Datenschutz. Eine professionelle externe Archivierung stellt sicher, dass alle Unterlagen gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gelagert werden. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Ihre Akten und Dokumente revisionssicher extern lagern, Compliance gewährleisten und Ihre internen Prozesse optimieren.
Der Begriff „revisionssicher“ bedeutet, dass Dokumente so archiviert werden, dass sie unveränderbar, vollständig und jederzeit auffindbar sind. Die gesetzlichen Grundlagen dafür finden sich primär im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), präzisiert durch die GoBD. Diese Vorschriften verlangen eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller geschäftsrelevanten Unterlagen über die gesamte Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren. Ein Verstoß kann zu empfindlichen Strafen von über 5.000 € führen. Die externe Lagerung bei einem spezialisierten Anbieter stellt die Einhaltung dieser komplexen Regeln sicher. So wird die gesetzeskonforme Einlagerung zur Routine. Die Anforderungen an die Sicherheit und den Prozess sind hoch, weshalb eine professionelle Lösung oft der einzig gangbare Weg ist.
Kosten senken durch strategische Auslagerung von Dokumenten
Die externe Aktenlagerung ist mehr als nur eine Platzfrage; sie ist eine strategische Entscheidung zur Kostensenkung. Ein Büroarbeitsplatz in einer deutschen Großstadt kostet durchschnittlich über 800 € pro Monat. Lagern Sie nur 100 Aktenordner extern, können Sie schnell einen Quadratmeter teurer Bürofläche einsparen. Hinzu kommen die Personalkosten für die Verwaltung des Archivs, die sich auf mehrere Stunden pro Woche summieren können. Durch die Auslagerung können die Gesamtkosten für die Archivierung um bis zu 30 % gesenkt werden. Ein weiterer Vorteil ist die erhöhte Sicherheit, die ein professionelles Self-Storage für Gewerbe bietet. Diese Effizienzsteigerung setzt interne Ressourcen für das Kerngeschäft frei.
Den richtigen Partner für die sichere Aktenarchivierung auswählen
Die Auswahl des Dienstleisters ist entscheidend für eine erfolgreiche externe Archivierung. Ein professioneller Anbieter muss mehr als nur Lagerraum bieten; er muss zertifizierte Prozesse und höchste Sicherheitsstandards garantieren. Achten Sie auf eine Zertifizierung nach DIN ISO 11799, die spezielle Anforderungen an die Aufbewahrung von Archivgut definiert. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Verfahrensdokumentation, die jede Bewegung einer Akte revisionssicher erfasst. Hier sind einige Kriterien für Ihre Auswahl:
Zutrittskontrollen und 24/7-Videoüberwachung
Brandschutzanlagen nach aktuellen Normen
Stabile, trockene und saubere Lagerbedingungen
Datenschutzkonforme Prozesse und geschultes Personal
Ein transparentes System zur Anforderung und Lieferung von Akten
Nachweisliche Erfahrung und positive Referenzen
Ein vertrauenswürdiger Partner für die Archivlagerung sensibler Unterlagen bietet Ihnen ein umfassendes Sicherheitskonzept. So stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente über die gesamte Lagerdauer von 10 Jahren und mehr geschützt sind.
Der Prozess der externen Lagerung: Von der Abholung bis zur Vernichtung
Ein reibungsloser Ablauf ist entscheidend, um den Verwaltungsaufwand für Ihr Unternehmen minimal zu halten. Ein professioneller Service deckt den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente ab. Der Prozess lässt sich in vier klare Schritte unterteilen:
Bestandsaufnahme und Verpackung: Ihre Akten werden systematisch erfasst und in speziellen Archivkartons sicher verpackt.
Sicherer Transport: Die versiegelten Behälter werden in einem gesicherten Fahrzeug zum Hochsicherheitsarchiv transportiert.
Einlagerung und Verwaltung: Jede Akte wird mit einem Barcode versehen und ihr Lagerort im System erfasst, was eine schnelle Wiederauffindung in unter 24 Stunden ermöglicht.
Physische oder digitale Bereitstellung: Benötigen Sie eine Akte, kann sie physisch geliefert oder per „Scan-on-Demand“ digital zur Verfügung gestellt werden.
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist bietet ein umfassender Service auch die datenschutzkonforme Aktenvernichtung an. Dieser durchgehende Service garantiert Sicherheit und Effizienz von Anfang bis Ende.
Wirtschaftlichkeit bewerten: Kosten der externen Aktenlagerung
Die Kosten für die externe Aktenlagerung sind transparent und planbar, anders als die versteckten Kosten der internen Archivierung. Die Abrechnung erfolgt oft pro Regalmeter oder pro Archivbox, was eine genaue Budgetierung ermöglicht. Ein Regalmeter fasst etwa 10 bis 12 Standard-Aktenordner. Die monatlichen Kosten hierfür liegen oft unter dem Preis von nur zwei Tassen Kaffee. Vergleichen Sie dies mit den Kosten für Bürofläche, Regalsysteme, Klimatisierung und Arbeitszeit für die Verwaltung. Die externe Lagerung ist oft schon ab 50 Ordnern wirtschaftlich sinnvoll. Mit unserem Service können Sie die Preise pro Regalmeter direkt vergleichen. So wird die Entscheidung für eine externe Lösung zu einer klaren betriebswirtschaftlichen Optimierung.
Physische und digitale Archivierung intelligent kombinieren
Auch im digitalen Zeitalter müssen viele Originaldokumente, wie Verträge oder Urkunden, physisch aufbewahrt werden. Eine hybride Strategie, die physische und digitale Archivierung kombiniert, bietet die beste Lösung. Externe Dienstleister können nicht nur Ihre Papierakten lagern, sondern auch die sichere Aufbewahrung von Daten auf externen Festplatten übernehmen. Dies schützt vor Datenverlust durch lokale Systemausfälle oder Cyberangriffe. Rund 60 % der Unternehmen setzen bereits auf eine solche hybride Archivierungsstrategie. Die Kombination aus einem sicheren physischen Lager und einem digitalen Zugriff per Scan-on-Demand schafft maximale Flexibilität. So sind Ihre wichtigsten Informationen jederzeit verfügbar und gleichzeitig optimal geschützt.
Weitere nützliche Links
Wikipedia bietet eine allgemeine Definition und Erläuterung des Begriffs Revisionssicherheit.
Bundesfinanzministerium stellt das aktuelle BMF-Schreiben zur Änderung der GoBD bereit, welches die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen präzisiert.
Lexware erläutert die Grundlagen der Archivierung im Kontext von Buchhaltung und Finanzen.
dhpg beschreibt die GoBD-konforme Archivierung und ihre wesentliche Bedeutung für Unternehmen.
Iron Mountain erläutert umfassend, was Revisionssicherheit bedeutet und welche Aspekte dabei von Bedeutung sind.
iternity behandelt die relevanten gesetzlichen Vorschriften für die Archivierung von Dokumenten.
fileee beschreibt die revisionssichere Archivierung im Kontext der fortschreitenden Digitalisierung.
Project Consult bietet detaillierte Informationen und Beratung zum Thema Revisionssicherheit.
Adobe beschreibt die Möglichkeiten der revisionssicheren Archivierung mit Adobe Acrobat.
MailStore diskutiert das Verhältnis zwischen Revisionssicherheit und der DSGVO, illustriert durch ein Beispiel eines DSGVO-Verstoßes.
FAQ
Wie kann ich auf meine bei GoLager eingelagerten Akten zugreifen?
Sie können Ihre Akten jederzeit anfordern. Wir bieten einen Lieferservice, der Ihnen die benötigten Originaldokumente zustellt. Alternativ können wir die Dokumente über unseren Scan-on-Demand-Service digitalisieren und Ihnen sicher online zur Verfügung stellen.
Was kostet die externe Aktenlagerung bei GoLager?
Die Kosten sind flexibel und richten sich nach Ihrem Bedarf. Die Abrechnung erfolgt transparent pro Regalmeter oder pro Archivbox. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot, das auf Ihr Aktenvolumen zugeschnitten ist.
Garantiert GoLager die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften wie der GoBD?
Ja, unsere Prozesse zur Aktenlagerung und -verwaltung sind darauf ausgelegt, die Anforderungen der GoBD, des HGB und der AO vollständig zu erfüllen. Wir sorgen für eine lückenlose Dokumentation und revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Unterlagen.
Was passiert mit meinen Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?
Wir informieren Sie, wenn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Ihre Dokumente ablaufen. Mit Ihrer Zustimmung führen wir eine datenschutzkonforme und zertifizierte Vernichtung der Akten gemäß DIN 66399 durch.
Können auch andere sensible Gegenstände wie Prototypen gelagert werden?
Ja, neben der Aktenarchivierung bieten wir auch hochsichere Lagerlösungen für andere sensible Güter an. Dazu gehört die sichere Einlagerung von Prototypen, Entwicklungen oder wichtigen Datenträgern.
Bietet GoLager auch einen Abholservice für die Akten an?
Ja, unser Service umfasst die sichere Abholung Ihrer Akten direkt bei Ihnen vor Ort. Wir stellen Ihnen spezielle, versiegelbare Transportbehälter zur Verfügung und sorgen für einen geschützten Transport in unsere Lagerstandorte.
