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Aktenvernichtung nach Einlagerungsfrist beauftragen
Aktenvernichtung nach Einlagerungsfrist beauftragen: Ein Leitfaden für 2025
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Ihre Geschäftsakten laufen ab? Erfahren Sie, wie Sie die Aktenvernichtung nach der Einlagerungsfrist korrekt beauftragen und dabei alle Vorgaben der DSGVO und DIN 66399 erfüllen. So schaffen Sie Platz und handeln zu 100 % rechtssicher.
Das Thema kurz und kompakt
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (meist 6 oder 10 Jahre) müssen vor der Aktenvernichtung zwingend eingehalten werden, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Die Vernichtung muss nach DIN 66399 erfolgen, wobei die Schutzklasse und Sicherheitsstufe je nach Vertraulichkeit der Daten gewählt werden.
Ein offizielles Vernichtungszertifikat ist der entscheidende Nachweis für die DSGVO-konforme Entsorgung und schützt Ihr Unternehmen vor Haftungsrisiken.
Ihre Aktenarchive sind voll und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen neigen sich dem Ende zu. Jedes Jahr müssen Unternehmen in Deutschland Millionen von Dokumenten entsorgen, die steuerrechtliche oder personenbezogene Daten enthalten. Eine unsachgemäße Entsorgung stellt ein erhebliches rechtliches Risiko dar und kann Bußgelder nach der DSGVO von bis zu 20 Millionen Euro nach sich ziehen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie die Aktenvernichtung nach der Einlagerungsfrist sicher und vorschriftsmäßig beauftragen. Wir erklären die gesetzlichen Grundlagen, den Ablauf und wie Sie den richtigen Dienstleister für Ihre Anforderungen finden.
Unternehmen müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten, bevor sie Akten vernichten. Die häufigsten Fristen sind 6 oder 10 Jahre, je nach Dokumentenart. Beispielsweise müssen Jahresabschlüsse, Bilanzen und Buchungsbelege für 10 Jahre archiviert werden. Für empfangene oder versandte Handels- und Geschäftsbriefe gilt eine Frist von 6 Jahren. Die Frist beginnt immer erst am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Eine Rechnung aus dem März 2024 mit 10-jähriger Frist darf also erst am 1. Januar 2035 vernichtet werden. Ein Verstoß gegen diese Pflichten kann als Ordnungswidrigkeit oder sogar Straftat gewertet werden. Bevor Sie also eine revisionssichere Lagerung beenden, prüfen Sie die genauen Fristen. Die korrekte Einhaltung dieser Zeiträume ist der erste Schritt für eine rechtskonforme Aktenvernichtung.
Die richtige Schutzklasse und Sicherheitsstufe nach DIN 66399 definieren
Für die datenschutzkonforme Aktenvernichtung ist die Norm DIN 66399 entscheidend, die international als ISO 21964 bekannt ist. Sie definiert 3 Schutzklassen für den Schutzbedarf Ihrer Daten. Schutzklasse 1 gilt für interne Daten, Schutzklasse 2 für vertrauliche Informationen wie Personalakten und Schutzklasse 3 für streng geheime Daten. Innerhalb dieser Klassen gibt es 7 Sicherheitsstufen, die die Partikelgröße nach der Zerkleinerung festlegen. Für personenbezogene Daten nach DSGVO ist mindestens Sicherheitsstufe 4 (Partikelgröße ≤ 160 mm²) empfohlen. Die Wahl der falschen Sicherheitsstufe kann die Vertraulichkeit verletzen und rechtliche Folgen haben. Ein professioneller Dienstleister wird Sie bei der Auswahl der passenden Stufe für Ihre Dokumente beraten. So stellen Sie sicher, dass Ihr Archivlager für sensible Unterlagen korrekt entsorgt wird.
Den Ablauf einer DSGVO-konformen Aktenvernichtung planen
Wenn Sie eine Aktenvernichtung nach der Einlagerungsfrist beauftragen, ist ein strukturierter Prozess entscheidend. Dieser sichert die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben zu jedem Zeitpunkt. Ein typischer Ablauf umfasst mehrere Schritte, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten. Hier ist eine Übersicht des Prozesses:
Angebot einholen: Kontaktieren Sie einen zertifizierten Entsorger und beschreiben Sie Menge und Art der Akten. Sie erhalten ein Angebot, das auf Faktoren wie Volumen und Sicherheitsstufe basiert.
Behälter bereitstellen: Der Dienstleister liefert verschließbare Sicherheitsbehälter an Ihren Standort. Diese Behälter gibt es oft in Größen von 70 bis über 350 Litern.
Sicherer Transport: Die vollen Behälter werden in GPS-überwachten Spezialfahrzeugen abgeholt. Dies gewährleistet eine lückenlose Sicherheitskette.
Vernichtung im Schredder: Die Akten werden in einer gesicherten Industrieanlage nach der vereinbarten Sicherheitsstufe der DIN 66399 vernichtet.
Zertifikat erhalten: Nach der Vernichtung erhalten Sie ein offizielles Zertifikat als Nachweis. Dieses Dokument bestätigt die datenschutzkonforme Entsorgung.
Dieser Prozess stellt sicher, dass von der Abholung bis zur Vernichtung alles nach Plan läuft, ähnlich wie bei einem Service mit Abholung und Lieferung.
Kosten der professionellen Aktenvernichtung kalkulieren
Die Kosten für eine professionelle Aktenvernichtung variieren je nach mehreren Faktoren. Die Menge der Akten, oft in Litern oder Kilogramm gemessen, ist der primäre Preistreiber. Die Preise für eine Abholung können bei etwa 90 € beginnen, während eine mobile Vernichtung vor Ort oft ab 200 € kostet. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die gewählte Sicherheitsstufe nach DIN 66399. Höhere Sicherheitsstufen erfordern feinere Zerkleinerung und sind daher mit Mehrkosten von 15-30 % verbunden. Zusätzliche Dienstleistungen wie die Bereitstellung von Sicherheitsbehältern oder der Transport über weite Strecken beeinflussen den Endpreis ebenfalls. Um die genauen Kosten pro Ordner oder Kilogramm zu ermitteln, sollten Sie immer ein detailliertes, unverbindliches Angebot von einem zertifizierten Anbieter anfordern.
Nachweis durch Vernichtungszertifikat sicherstellen
Das Vernichtungszertifikat ist mehr als nur eine Quittung. Es ist Ihr rechtlicher Nachweis, dass Sie die Aktenvernichtung nach der Einlagerungsfrist gemäß DSGVO und DIN 66399 beauftragt haben. Dieses Dokument muss spezifische Informationen enthalten, um gültig zu sein. Dazu gehören die Auftragsnummer, die genaue Menge des vernichteten Materials, die gewählte Schutzklasse und Sicherheitsstufe sowie Datum und Ort der Vernichtung. Ohne ein solches Zertifikat können Sie im Falle einer Prüfung Ihre Sorgfaltspflicht nicht nachweisen. Führende Dienstleister sind nach ISO 21964 zertifiziert und stellen diese Nachweise standardmäßig aus. Bewahren Sie dieses Zertifikat sorgfältig auf, denn es schließt den Lebenszyklus Ihrer Dokumente rechtssicher ab und schützt Sie vor Haftungsrisiken.
GoLager: Ihr Partner von der Einlagerung bis zur Vernichtung
Der Lebenszyklus von Dokumenten endet nicht mit der Einlagerung. GoLager unterstützt Sie nicht nur bei der sicheren und flexiblen Archivierung Ihrer Akten in einem trockenen Kellerersatz. Wir verstehen den gesamten Prozess und helfen Ihnen, nach Ablauf der gesetzlichen Fristen den richtigen Partner für die Vernichtung zu finden. Unser Netzwerk umfasst zertifizierte Entsorgungsfachbetriebe, die eine Vernichtung nach höchsten Standards garantieren. Mit GoLager verwalten Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Akten über eine zentrale Plattform. Sie können die Preise pro Regalmeter vergleichen und nach Ende der Lagerfrist nahtlos die Vernichtung beauftragen. Das spart Ihnen Zeit und stellt sicher, dass jeder Schritt zu 100 % konform ist.
Weitere nützliche Links
Haufe bietet einen Artikel, der Aufbewahrungsfristen behandelt und erklärt, welche Unterlagen vernichtet werden können.
ARAG informiert auf ihrer Seite über Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende.
Das Bundesarchiv stellt ein PDF mit Informationen und Beratungsangeboten zu Aufbewahrungsfristen in Rechts- und Verwaltungsvorschriften bereit.
FAQ
Was passiert, wenn ich meine Akten zu früh vernichte?
Die vorzeitige Vernichtung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen stellt einen Verstoß gegen das HGB und die Abgabenordnung dar. Dies kann zu empfindlichen Bußgeldern und im schlimmsten Fall zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt führen, was meist nachteilig ausfällt.
Muss ich bei der Aktenvernichtung persönlich anwesend sein?
Nein, bei der Beauftragung eines zertifizierten Fachbetriebs ist Ihre Anwesenheit nicht erforderlich. Der gesamte Prozess wird durch verschlossene Sicherheitsbehälter und GPS-überwachte Transporte abgesichert, um die Vertraulichkeit bis zur endgültigen Vernichtung zu wahren.
Kann ich meine Akten auch selbst im Büro schreddern?
Ja, aber nur wenn Ihr Aktenvernichter die nach DIN 66399 erforderliche Sicherheitsstufe für Ihre Dokumente erfüllt. Für personenbezogene Daten ist das oft Stufe P-4 oder höher, was Standard-Bürogeräte meist nicht leisten. Zudem fehlt Ihnen der rechtssichere Nachweis in Form eines Vernichtungszertifikats.
Was ist der Unterschied zwischen Schutzklasse und Sicherheitsstufe?
Die Schutzklasse (1-3) bewertet den generellen Schutzbedarf der Daten (normal, hoch, geheim). Die Sicherheitsstufe (1-7) definiert die konkrete Anforderung an die Zerkleinerung der Datenträger, also wie klein die Partikel nach der Vernichtung sein müssen.
Wie hilft mir GoLager bei der Aktenvernichtung?
GoLager bietet eine Komplettlösung für den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente. Wir vermitteln nicht nur sicheren und flexiblen Lagerraum, sondern unterstützen Sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist auch dabei, einen zertifizierten Partner für die vorschriftsmäßige Aktenvernichtung zu beauftragen.
Werden die vernichteten Akten recycelt?
Ja, seriöse Anbieter führen die zerkleinerten Papierpartikel nach der Vernichtung dem Recyclingprozess zu. Die gepressten Papierschnipsel werden als Rohstoff für neue Papierprodukte wiederverwendet, was den Prozess auch ökologisch sinnvoll macht.
